Sinkronisasi antara program kerja dengan proposal kegiatan

Program kerja dan proposal kegiatan merupakan 2 bagian yang tak bisa dipisahkan dari aktivitas suatu organisasi. Apapun organisasi nya pasti dua hal tersebut digunakan organisasi dalam menjalankan aktivitasnya. 

Saya cukup bingung manakala datang ke sebuah rapat yang membahas suatu kegiatan. Intinya rapat ini terkait dengan suatu kegiatan organisasi yang akan dilaksanakan. Setelah berbincang-bincang cukup hangat, pembahasan pun berlanjut ke inti acara yaitu merancang pembuatan proposal. Awalnya sih lancar-lancar saja, tapi tak lama kemudian nih rapat jadi mandek dan tiba-tiba para peserta rapat malah pada bingung. ada yang saling pandang-pandangan, ada yang garuk-garuk kepala meskipun tidak gatel, ada yang santai sambil plirak-plirik pokoknya nieh rapat jadi gak tentu arahnya.

Penyebabnya ya sudah pasti bisa ditebak yaitu pembuatan proposal tidak merujuk pada program kerja. Pada prosesnya, pembuatan proposal kegiatan harus merujuk pada program kerja yang telah dibuat. Hal ini kita lakukan agar arah pengajuan proposal yang kita buat benar-benar sesuai dengan program kerja yang sudah di rancang sebelumnya. Kalo boleh jujur, hampir sebagian besar pelaku organisasi menganggap proposal kegiatan hanya sebatas formalitas saja, bahkan ada yang menganggap bahwa proposal tersebut intinya hanya untuk menggalang dana. sehingga pada akhirnya, proses pembuatan proposal terkesan asal jadi saja. Padahal dari sini lah kita belajar berorganisasi, belajar menata administrasi, belajar surat-menyurat dan belajar tata kelola manajemen organisasi.

Tidak salah bila beberapa anggota organisasi menjadi pusing tujuh keliling jika harus berhadapan dengan pembuatan proposal kegiatan.

kalo sudah urusan proposal, kaboooorrrrrrr

Agar pembuatan proposal kegiatan menjadi lebih mudah caranya adalah dengan melakukan sinkronisasi dengan program kerja. 

1. Bawalah program kerja pada sidang rapat pembuatan proposal kegiatan

2. Masukan item-item tertentu pada program kerja ke dalam proposal kegiatan, seperti tujuan kegiatan, waktu kegiatan, tema kegiatan dan tempat kegiatan. 

3. Pada waktu rapat sebaiknya fokus pada hal-hal vital seperti aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan, anggaran biaya dan pembagian tugas kerja.

4. lakukan pembahasan dengan sistematis. Sistematis yang dimaksud disini adalah pada waktu rapat sebaiknya melakukan pembahasan secara berurutan misalnya pembahasan anggaran biaya dan aneka kegiatan. bahaslah terlebih dahulu tentang aneka kegiatan baru setelah itu membahas biaya anggaran. karena biaya itu bergantung pada aneka jenis kegiatan yang akan kita lakukan disana. jika membahas anggaran duluan ya sudah pasti bolak-bolik gak karuan, akhirnya malah puyeng sendiri. hehehehe.

5. Jika 4 poin di atas sudah dilaksanakan, sekarang tinggal menyelesaikan proses akhir. yaitu memeriksa kembali hasil rapat yang sudah dilakukan.

catatan :untuk pendahuluan ataupun sub bagian lainnya dalam proposal termasuk kata atau kalimat yang digunakan sebaiknya diserahkan pada sekretaris dan orang yang pandai merangkai kata

Kadang kala para pelaku organisasi juga membahas kata pengantar ataupun kalimat-kalimat didalam proposal pada saat rapat. Padahal itu sangatlah menyita waktu dan tidak begitu penting. Terkadang juga sesama anggota malah bisa terjadi konflik hanya karena sebuah kata yang sebenarnya makna nya sama. so....untuk meminimalisir hal tersebut sebaiknya proses merangkai kata diserahkan pada sekretaris. Jika sudah selesai, bisa di periksa oleh ketua atau anggota lainnya untuk direvisi. Kan bisa menghemat waktu.

Dengan sinkronisasi antara program kerja dengan proposal kegiatan, hal ini akan membuat suatu kegiatan organisasi menjadi lebih terarah dan terprogram. 

semoga bermanfaat ya.